Mails: Consejos, Errores y demases4

Estimados, después de algunas indirectas mías y hacia mi, es que me puse a investigar el tema de las escritura de los mails. Deben existir millones de artículos, donde más de algún gurú autoproclamado receta las infalibles técnicas, los mejores formatos o nos da nuevas ideas de como comunicarnos, la lista es larga y hoy solo vengo a presentarles un buen resumen, para facilitar las comunicaciones y mejorar esto que se ha convertido en el nuevo medio de llevar las comunicaciones.

Frases Simples + Mensajes Concretos = Comunicación Efectiva

Elección del Asunto o Subject apropiado: Se recomienda escribirlo en pocas palabras (de 2 a 5 como mucho) y que sea lo más representativo del tema a tratar. Muchas veces pasa que uno busca un e-mail guardado y no lo encuentra por un Subject deficiente.

Un llamado a la acción: Una novela es algo que debe disfrutarse. La redacción de negocios tiene como objetivo hacer que la audiencia haga algo: invertir en una fábrica de cerveza, llenar un formulario para ser donante o evacuar un edificio de manera ordenada. ¿Mi e-mail pide al lector que haga algo? De no ser así, ¿para qué lo estoy mandando?

Estructurando el mensaje: Hay que ser lo más claro y directo posible. Tomate tu tiempo, sino lo perderás después cuando tu interlocutor te llame y te diga: “Recibí tu e-mail pero no te entendí algunas cosas”, ¿Me lo puedes explicar ahora por teléfono?. Si se desea resaltar una idea o palabra, se puede hacer subrayando, con color, con negrita o el uso de la itálica por citar algunos ejemplos, pero hay que usar estos recursos visuales moderadamente para enfatizar solo lo necesario, “Si todo es importante, entonces nada es importante”. Claro que no nos confiemos y demos puntos por sentado, acuérdense que ustedes son los que manejan toda la información y no es obligación de su destinatario sabérsela o acordarse: No den nada por sentado.

Respetando el idioma En el afán de escribir a toda velocidad, propio del mundo moderno, se suele descuidar la ortografía y la gramática. Casi siempre los acentos brillan por su ausencia.

¿Quién es tu destinatario? Importante para ver el grado de formalidad en que se va a escribir el e-mail. No es lo mismo empezar con: “hola pancho” que “Estimado Francisco”. Y también saber si se va a hablar de usted o de vos en todo el mensaje. Antes de enviar tu e-mail, revisa siempre a quien va dirigido para no enviarlo a la persona equivocada.

Otros puntos que no se me pueden quedar en el tintero:

• Mucha gente no responde los e-mails o tardan mucho tiempo en hacerlo: La frase se resume en: “No dejes para mañana lo que puedas hacer hoy”
• Incluir una firma en todos tus mensajes, da una imagen institucional y es un agradecimiento hacia tu interlocutor por haber leído el mensaje. También es considerado un servicio adicional porque tiene a su disposición otros datos para contactarte.
• Si estamos reenviado un mail sin especificar la razón (cadenas), estoy diciendo: Toma, te paso el cacho a ti, ya que a mi no me interesa.
• Es mejor visto un mail personalizado, que aquel que se reenvía con todos los destinatarios.
• Reler siempre los mensajes antes de enviar, para revisar ortografías y redacción para evitar malos entendidos.
• La presentación la cual incluya. formato, fuente, ortografía y una buena redacción, hay que utilizar los recursos que la tecnología les brinda.
• Escribir un e-mail es fácil, redactar correctamente las ideas es difícil, sobre todo si las ideas no están claras.
• Antes de enviar un mensaje se debe tener claro que es lo que se necesita comunicar.

Espero aportes y comentarios. Estos son solo algunos de los temas que podría poner, a si que dejo abierta la invitación a comoplementar el post. Saludos.

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